Как создать бланк организации: 4 онлайн сервиса + правила оформления
Фирменный бланк организации — это инструмент строго делового документооборота. Обязательный элемент корпоративной документации.
Официальный бланк, в первую очередь — документ с неизменным содержимым: элементами, которые создают некий шаблон для дальнейшего заполнения. Его используют для деловой переписки, отправки коммерческих предложений и других вариантов корпоративной документации: классическим почтовым способом, электронной почтой или в виде фотокопий.
Визуальное оформление документов иногда имеет решающее значение для бизнеса и репутации компании. Так что к разработке шаблона нужно подойти максимально ответственно. В статье мы расскажем, как создать фирменный бланк компании и рассмотрим несколько подходящих способов.
В первую очередь фирменный макет – унифицированная форма, используемая для внутренней корреспонденции и деловой переписки. Бланк применяют при оформлении извещений, деловых писем, предложений.
Макет используют при:
оформлении информационных писем;- решении организационных вопросов;
- издании внутренних приказов, распоряжений;
- составлении поздравлений, благодарностей для работников;
- проведении рекламных мероприятий;
- отправке коммерческих предложений;
- презентации товаров, новых услуг;
- оформления договоров, соглашений, доверенностей.
оформлении информационных писем;Нанесение логотипа и реквизитов предприятия позволяют идентифицировать автора документа. Применение общего макета исключает необходимость создания разных видов деловых бумаг. При составлении документа в макет достаточно вписать наименование, в то время как логотип и реквизиты остаются неизменными.
Шпаргалка делопроизводителя
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Виды бланков
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.»
Бланки бывают следующими:
- Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.
В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:
- герб, эмблема, товарный знак;
наименование организации — автора документа;
В бланк письма включаются следующие реквизиты:
- герб, эмблема, товарный знак;
наименование организации — автора документа;
В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:
- герб, эмблема, товарный знак;
наименование организации — автора документа;
Образец письма на бланке Образец приказа на бланке
ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.
Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.
Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.
Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.
Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.
Угловыми бывают бланки актов, писем.
Правила использования бланков:
- Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:
левое — 20 мм; правое — 10 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 20 мм.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.
Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.
Скопируйте или скачайте:
Образец бланка делового письма Образец бланка документа «Для служебного пользования» Образец приказа на бланке Образец распоряжения на бланке
Выводы
Создать заготовку для деловых документов несложно — проверьте все шаги по нашему чек-листу:
- разработайте корпоративный стиль;
- определитесь со стилем бланка (есть ли здесь место творчеству);
- подготовьте заранее все инструменты: текст для шапки, эмблему, фотографии, графику или иллюстрации;
- выберите подходящий шаблон;
- добавьте в него свои элементы и брендируйте;
- сохраните файл: дайте простое имя (например, «Letterhead») и загрузите в папку на компьютере, где сможете легко его найти.
Обновлено 27 февраля, 2021
Маркетолог компании Logaster. Отлично разбирается в веб-инструментах, плагинах и графических редакторах. В своих статьях делится рекомендациями и лайфхаками по работе с этими программами. Отвечает за визуальный контент на сайте. Увлекается фотографией.